Convertire il telefono analogico in VoIP è semplice se sai come scegliere non il centralino meno caro, ma il centralino aziendale migliore per qualità/prezzo.
Il centralino telefonico in cloud è un investimento importante, quindi bisogna ponderare bene la scelta per salvaguardare la produttività aziendale. Quando la scelta del centralino cloud è la la soluzione migliore?
La prima cosa importante però che molti sottovalutano e che alcuni venditori si guardano bene dal dire, è che è importantissima la linea internet a cui si appoggia il centralino VoIP.
Nel 2019 infatti la qualità delle telefonate Voice Over IP è molto buona e permette di dismettere le linee telefoniche tradizionali, a patto che si scelga una connessione internet: stabile, veloce, operativa e con un’assistenza che garantisca, il più possibile, la continuità del servizio (anche in caso di problemi di linea).
Per questo, prima di analizzare tutti i segreti del sistema telefonico professionale VoIP è meglio effettuare un test, recente, per verificare la copertura della linea internet aziendale:
Come scegliere il centralino aziendale?
Link rapidi
Normalmente nelle decisioni aziendali si tende a mettere davanti a tutto il prezzo, ma nel caso di un sistema che interfaccerà la nostra azienda con il mercato degli affari esterno non è proprio il caso. La prima domanda da porsi è quella di sapere esattamente di cosa abbiamo bisogno. Queste le domande a cui devi dare risposta e che ti condurranno alla richiesta di preventivo per il nuovo centralino aziendale.
- Quanti utenti sono al telefono in contemporanea mediamente nel mio ufficio? Se rispondo che capita, anche solo una volta al giorno, che 3 persone sono contemporaneamente al telefono in una telefonata in ingresso o in uscita… Significherà che ho bisogno di almeno 3 linee. Indipendentemente dal fatto che ho 3 linee posso avere comunque 5 interni, perché il numero delle linee non corrisponde al numero di interni configurabili, ma al numero di chiamate che posso effettuare o ricevere in contemporanea (la famosa linea libera).
- Di quali funzionalità ho realmente bisogno? Prima di scegliere devo capire se effettuo chiamate internazionali, se mi serve un sistema di video-conferenza, se utilizzerò funzionalità di instant-messaging per scambiare file e documenti. Ci sono alcune funzioni speciali come il risponditore automatico, la segreteria o le statistiche che è bene valutare nell’ottica di crescita aziendale.
Come scelgo il provider VoIP aziendale?
La qualità in questo caso viene prima del prezzo, anche se un prezzo superiore non è sempre indice di un servizio migliore.
Per scegliere un’offerta performante di centralino telefonico bisogna assolutamente valutare:
- la solidità dell’azienda che ci sta proponendo il servizio
- l’assistenza tecnica
- più in generale le caratteristiche dell’offerta sia tecniche che economiche.
Attenzione ai contratti stipulati con registrazione vocale e ai costi nascosti
Molto importante prima di aderire ad un contratto internet, telefono con centralino aziendale è esaminare il contratto e non sottoscrivere una proposta commerciale esclusivamente per telefono.
Bisogna infatti fare attenzione anche ai costi nascosti, come alcune spese mensili ricorrenti o i costi una -tantum di installazione. Spesso le offerte “tutto incluso” sono specchietti per le allodole, bisogna evitare di vincolarsi e scegliere aziende serie e sul mercato da anni.
Meglio sempre avere a che fare con aziende che ti danno il loro contatto diretto e magari ti inviano il contratto, anche tramite posta elettronica, perché tu lo possa esaminare con calma.
I Consulenti di Telefonia Aziendale, questi sconosciuti
Un’azienda che ha bisogno di prezzi e preventivi personalizzati, a volte cuciti su misura sulle sue esigenze, può rivolgersi a dei consulenti specializzati in telefonia business per Partita IVA. Ad esempio il nostro lavoro, come Anstel, è quello di supportare le aziende attraverso consulenze specialistiche che ti semplifichino la vita.
Ci sono infatti molti venditori che tentano di approcciarti al supermercato o attraverso inopportune telefonate, ma ti consigliamo di diffidare da venditori poco seri che non conoscono neanche i termini legali dell’offerta che stanno per venderti.
Anche nel Report Anstel Fibra Ottica, ripreso da Facile.it e l’agenzia Adnkronos, Luca Gilardi ha cercato di fare chiarezza sui parametri che determinano una corretta offerta commerciale.
Esempio di offerta business: Telefono, Internet e Centralino Virtuale Fastweb Evolution
In uno dei nostri precedenti approfondimenti, avevamo analizzato l’offerta di Fastweb che, secondo le statistiche, è quella più funzionale alle esigenze di una piccola e media impresa.
L’offerta dedicata alle partite IVA, denominata Unlimited Business, offre infatti a partire da meno di 70€ al mese:
- Da 2 a 8 linee
- Telefonate illimitate in Italia e all’estero
- Connessione internet professionale
- Centralino Evolution di Fastweb
- Posto Operatore Yealink e IP Phone Inclusi
- Router e switch
- Assistenza business con ripristino entro 6 ore
Guide Rapide, Opinioni e Approfondimenti sul centralino virtuale
Se ti interessa paragonare altre offerte, dei maggiori provider italiani, ti consigliamo di consultare anche questi articoli di approfondimento:
- Offerte di Telefonia Fissa: Speciale Imprese e Centralino
- Centralino Virtuale Fastweb Evolution, come Funziona. Opinioni.
- Come funziona il Centralino Virtuale?
Appendice: I Vantaggi del centralino virtuale Voice Over IP per PMI
Rispetto al centralino analogico, sono indubbi i vantaggi che portano ogni giorno le aziende a scegliere il centralino virtuale, come quello Evolution di Fastweb.
- Le funzionalità avanzate che il centralino cloud virtuale permette, consentono infatti di accedere a dei servizi che normalmente una piccola e media impresa non può permettersi. Il classico esempio è quello del risponditore automatico IVR, quello che consente di impostare la voce automatica che guida l’utente a contattare l’interno giusto grazie ad una pre-selezione numerica (Prema 1 per parlare con il Dr. Bianchi, Prema 2 per parlare con l’amministrazione, Prema 3 per prendere un appuntamento…) . La nostra azienda, grazie ad una personalizzazione come questa, potrà apparire agli occhi dei clienti ancor più solida ed organizzata.
- Configurazione facile: Non c’è bisogno di chiamare il tecnico se arriva un nuovo collega, basterà associare il telefono ad un nuovo interno grazie ad un’interfaccia semplice ed intuitiva.
- Risparmio: Oltre al fatto che eliminiamo i costi di manutenzione, è importante pensare anche al canone telefonico. Ci sono delle offerte come la Unlimited Business di Fastweb che con meno di 70€ al mese includono 2 linee telefoniche, centralino e connessione internet in fibra ottica pura 1 Gigabit.
- Assistenza: Sono rarissimi i casi in cui ci sia effettivamente un problema da risolvere perché le aziende che offrono il centralino virtuale monitorano costantemente i server e oltre alla sicurezza, ne garantiscono la piena operatività.
Glossario: Differenze tra centralino VoIP, tradizionale e Cloud
Nell’universo della comunicazione unificata, unified communications, ci sono sia i centralini Voip locali che quelli in cloud, ma molti imprenditori ignorano questa differenza e sanno a malapena distinguere un centralino analogico tradizionale.
Centralino telefonico tradizionale – Sistema Legacy
Il centralino telefonico di vecchia generazione è una macchina fisica posta in un’area dedicata dell’ ufficio e necessita di schede hardware di espansione che corrispondono al numero di linee telefoniche e agli interni.
La macchina viene configurata tramite un intervento “on-site” di manutenzione straordinaria (upgrade) che è molto costoso e spesso associato anche all’acquisto di licenze d’utilizzo.
Centralino Telefonico VoIP – Sistema standard SIP Aperto – In Locale o In Cloud
La grande differenza fra un centralino VoIP locale ed uno gestito in cloud è dove viene fisicamente gestito il server:
- Il centralino VoIP standard viene di solito gestito in locale in azienda (on-premise) e utilizza software di gestione proprietari, ma anche Linux o Windows. Questo vuol dire che necessita un’installazione fisica, perché bisogna comprare dell’hardware e configurarlo (o comunque adoperare un server virtuale).
- Il centralino VoIP in cloud si appoggia ad un server esterno che viene periodicamente monitorato ed aggiornato dal provider del servizio. È la soluzione preferita dalle aziende perché è quella più economica, pratica e comoda. Questa soluzione ha infatti il vantaggio di evitare l’hosting proprietario e vi garantisce maggiore libertà.
Entrambi questi centralini, di solito, utilizzano un protocollo Session Initiation Protocol, denominato SIP, che è ormai diventato uno standard per la comunicazione aziendale. Grazie al SIP possiamo usare un’unica rete per dati e voce.